Αγαπητοί φίλοι,
Στο συνέδριο της Περιφέρειας μας συμφωνήσαμε όλοι ότι πρέπει να αρχίσουμε να μιλάμε μια κοινή γλώσσα, έτσι ώστε η επικοινωνία μας να γίνεται ευκολότερα και χωρίς παρεξηγήσεις.
Με γνώμονα τον καλύτερο συντονισμό και υποστήριξη του προσκοπικού έργου που γίνεται στα συστήματα της Περιφέρειας μας, ξεκινάμε την προσπάθεια αυτή με την τυποποίηση δύο διαδικασιών με βάση τους ισχύοντες κανονισμούς του ΣΕΠ, του προγραμματισμού των συστημάτων και της χορήγησης άδειας δράσης υπαίθρου.
Προγραμματισμός Συστημάτων
Το μηνιαίο ή τετραμηνιαίο πρόγραμμα του κάθε τμήματος, καθώς και οι δράσεις του Συστήματος θα πρέπει να κοινοποιούνται στην Περιφέρεια το αργότερο 7 ημέρες πριν την έναρξη της αντίστοιχης περιόδου.
Η ενημέρωση θα γίνεται με αποστολή email στην ηλεκτρονική διεύθυνση drasi@scoutsofathens.gr από τον/την Αρχηγό Συστήματος. Το θέμα του email θα πρέπει να αναφέρει το Σύστημα/Τμήμα και τη χρονική περίοδο.
Η επιθυμητή μορφή του προγράμματος του κάθε κλάδου είναι σε αρχείο excel.
Άδειες Ημερήσιων και Πολυήμερων Εκδρομών / Κατασκηνώσεων / ΜΔΥ
Οι προϋποθέσεις για την πραγματοποίηση οποιασδήποτε δράσης περιγράφονται στον Κανονισμό Ασφαλείας Δράσεων. Δράσεις που δεν πληρούν αυτές τις προϋποθέσεις δεν θα γίνονται δεκτές.
Όλες οι εγκρίσεις – ενημερώσεις θα γίνονται μέσω της σελίδας της Περιφέρειας, μέσω φόρμας την οποία συμπληρώνει ο/η Αρχηγός Συστήματος. Στη σελίδα υπάρχει η δυνατότητα αποστολής συνημμένου αρχείου με το αναλυτικό πρόγραμμα – διαιτολόγιο, το οποίο προωθείται αυτόματα στον αρμόδιο έφορο.
α) Ημερήσιες εκδρομές
Οι ημερήσιες εκδρομές εγκρίνονται από τον τον/την Αρχηγό Συστήματος. Πριν την πραγματοποίηση της ημερήσιας εκδρομής, ο/η Αρχηγός Συστήματος ενημερώνει την Περιφέρεια μέσω της ιστοσελίδας της επισυνάπτοντας τα απαιτούμενα έγγραφα (σφραγισμένο δελτίο εκδρομής σε μορφή pdf ή jpg, πρόγραμμα, διαιτολόγιο κτλ).
β) Εκδρομές με 1 -3 διανυκτερεύσεις.
Οι εκδρομές με 1 – 3 διανυκτερεύσεις εγκρίνονται από τον Περιφερειακό Έφορο, με την παρακάτω διαδικασία:
1. Μια εβδομάδα πριν την εκδρομή, ο Αρχηγός του Τμήματος στέλνει σχέδιο προγράμματος προς το mail του αρμόδιου Εφόρου – συντονιστή του Κλάδου, με κοινοποίηση στον Αρχηγό Συστήματος.
2. Ακολουθεί συνεργασία Αρχηγού και Εφόρου – συντονιστή του Κλάδου, σχετικά με το πρόγραμμα της εκδρομής.
3. Τρεις μέρες πριν τη δράση, ο/η Αρχηγός Συστήματος, μέσω της ιστοσελίδας της Περιφέρειας υποβάλλει τα απαιτούμενα έγγραφα (σφραγισμένο δελτίο εκδρομής σε μορφή pdf ή jpg, πρόγραμμα, διαιτολόγιο κτλ) .
4. Δύο ημέρες μετά την υποβολή, ο Περιφερειακός ‘Έφορος στέλνει την άδεια της εκδρομής, με σφραγίδα και υπογραφή, σε μορφή pdf, προς τον/την Αρχηγό Συστήματος, με κοινοποίηση στον Αρχηγό του Τμήματος και στον αρμόδιο Έφορο – συντονιστή του Κλάδου.
γ) Ν/Π Δράσεις με χρήση πλωτού μέσου του ΣΕΠ
1. Τέσσερις μέρες πριν τη δράση, ο/η Αρχηγός Συστήματος, μέσω της ιστοσελίδας της Περιφέρειας, υποβάλλει τα απαιτούμενα έγγραφα (σφραγισμένο δελτίο απόπλου σε μορφή pdf ή jpg, πρόγραμμα κτλ).

2. Δύο ημέρες μετά τη λήψη του δελτίου απόπλου, ο Έφορος Ν/Π Ειδικότητας το επιστρέφει, με σφραγίδα και υπογραφή, σε μορφή pdf, προς τον Αρχηγό Συστήματος, με κοινοποίηση στον Αρχηγό του Τμήματος και στον αρμόδιο Έφορο – συντονιστή του Κλάδου
δ) Κατασκηνώσεις και ΜΔΥ
Οι δράσεις υπαίθρου με περισσότερες από 3 διανυκτερεύσεις εγκρίνονται από τον Περιφερειακό Έφορο, σύμφωνα με την προβλεπόμενη από τον Κανονισμό διαδικασία έγκρισης Κατασκηνώσεων / ΜΔΥ.
Για προσχέδια προγράμματος και άλλων στοιχείων της δράσης η επικοινωνία γίνεται με τον αρμόδιο Έφορο – συντονιστή του Κλάδου.
Ο Φάκελος της Κατασκήνωσης / ΜΔΥ υποβάλλεται και εγκρίνεται μέσω της σελίδας της Περιφέρειας.
ε) Εκδρομές Συστήματος
Οι εκδρομές Συστήματος (ημερήσιες ή πολυήμερες) ακολουθούν την διαδικασία έγκρισης των αντίστοιχων εκδρομών τμημάτων, με την διαφορά ότι συμπληρώνεται ένα συγκεντρωτικό δελτίο εκδρομής από τον/την Αρχηγό Συστήματος.
Σε κάθε περίπτωση αν μετά την υπογραφή της άδειας από την Περιφέρεια υπάρξει κάποια αλλαγή στα στοιχεία της δράσης (πχ αριθμός συμμετοχών, αλλαγή μέρους ή τρόπου μεταφοράς), θα πρέπει να ενημερώνεται εκ νέου η Περιφέρεια, έτσι ώστε, αν οι αλλαγές είναι σημαντικές, να χορηγήσει νέα επικαιροποιημένη άδεια.

150306_615_egkriseis_draseon